Con un pasito ya adelantado al comprobar que las herramientas digitales para la administración de edificios son más que necesarias. Si una experiencia nos dejo el 2020 fue que la tecnología es de gran ayuda para gestionar el teletrabajo o el home office. Es por eso que las empresas de administración de condominios y edificios deben adaptarse, si ya no lo hicieron, a la implementación de softwares y app de gestión de personal y administración de edificios.
¿Con qué herramientas puedo contar para la administración de condominios?
Si quieres liderar un buen equipo de trabajo y gestionar la administración de un edificio de una manera efectiva y transparente, comenzaremos por las labores más pesadas.
Lo primero es buscar un software de administración de edificios que te permita gestionar todas las tareas, llevar un registro de las mantenciones y de un control total de los gastos comunes. Nosotros trabajamos y recomendamos Building clerk, ya que ofrece registro de gastos comunes, sí como el historial de pagos y las multas; así mismo permite al conserje llevar una bitácora de eventualidades.
Una vez que hemos superado el antiquísimo Excel para llevar nuestros registros y migramos a una app realmente funcional; destacamos otra ventaja de este software, y la comunicación entre copropietarios, así como entre estos y el administrador. Hablamos de una ventaja comparativa ante otro software de administración ya que no exige la utilización de otra herramienta adicional.
Sin embargo, si necesitas gestionar la comunicación tenemos otras herramientas digitales para condominios al alcance.
Aplicaciones de comunicación para la administración de edificios
Para esta tarea podemos valernos de aplicaciones ya conocidas como Telegram, Whatsapp, Google hangouts; o menos conocidas como Slack o Twist, que son plataformas donde las conversaciones se pueden organizar por proyecto o estructurarlo sin divagaciones.
Si lo que quieres proponer son reuniones para discutir acuerdos vecinales tenemos herramientas digitales para ello. Algunas de estas son Google Meet, Zoom o el mismo Skype, entre las herramientas gratuitas y con tiempo limitado; si deseas realizar una asamblea sin preocuparte por el límite de tiempo puede comprar la versión paga y disfrutar de otros beneficios.
Lo mejor es que si la reforma de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria sigue su curso aprobatorio pronto estas reuniones virtuales serán totalmente válidas. Es uno de los aspectos que el año 2020 ha reafirmado en temas de comunicación y recursos digitales en la gestión de edificios y condominios.
Aplicaciones para la gestión de personal o tareas
Si lo que deseas es dejar una lista de tareas para que el personal cumpla objetivos desde su puesto de trabajo o desde casa puedes recurrir a Trello. Esta aplicación permite separa por equipos y repartir tareas diarias u objetivos. Cuenta con una versión gratis bastante útil y una paga con muchas más opciones que te permitirán gestionar con más facilidad.
Además, podemos encontrar apps que nos permite gestionar el tiempo del personal a través de Asana o Todoist bussiness. Ambas aplicaciones ofrecen una prueba gratuita por 30 días que invitan a suscribirte a su programa y disfrutar de sus beneficios.
Aplicaciones para la gestión de documentos
Cuando se trata de intercambiar información es importante utilizar herramientas digitales para condominios que no solo dejen rastro sino que permitan mantener un respaldo de la información. Esto es importante para mantener la transparencia de nuestro trabajo y evitar sospechas, es por ello que preferimos el uso de Google Drive, Mega o Dropbox. Todos ofrecen límites de almacenamiento pero aun cuando presentan estos límites son bastantes amplios.
Recuerda que la comunicación es la base de la confianza por lo que, además de compartir documentos a través de diversas apps, es importante mantener comunicación bidireccional; es decir, que mantenga informados, por medio de correos electrónicos a los copropietarios sobre el estado de las áreas comunes, la relación de las cuentas y hasta el estado de mantenciones.
Considerando todas herramientas que hemos visto hasta ahora aconsejaríamos adquirir la G Suite y así aprovechar todos los recursos de Google integrado en una sola cuenta.
Aplicaciones de reserva de espacio
A partir del 2020 se ha impuesto una nueva realidad que va impedir grandes reuniones de personas sin las medidas de bioseguridad adecuadas. Es por ello que las empresas de administración de edificio y Comités en general ha tomado la decisión de implementar un sistema de reserva para su uso; ante las diversas necesidades que tiene un edificio es mejor contar con un buen programa de administración de condominios o, en su defecto, una batería de herramientas digitales para condominios.
Si no gozas de un buen software de administración de condominios que gestione este tipo de espacios es mejor que busques opciones para implementar el sistema de reserva. Algunos de ellos puede ser Podio, una herramienta que permite gestionar reservas como solicitudes o abrir y consultar formularios.
La otra opción es recurrir el uso de un calendario donde podrá observar de manera gráfica quién ha reservado para cada día un espacio determinado. No obstante, insistimos en la utilización de Softwares que permitan gestionar estos requerimientos más complejos y que exigen mucho más orden y responsabilidades.
